Para administrar melhor a reunião de trabalho com a sua equipe, principalmente em períodos de home office ou remotamente, é preciso seguir uma série de dicas e colocá-las em prática.
Separamos aqui algumas bem importantes para você e sua equipe elaborarem com eficiência. Boa leitura!
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Tenha os objetivos do encontro de forma clara
Antes de qualquer coisa, é importante ter em mente todos os objetivos que serão abordados durante a reunião de trabalho, isso porque ter uma reunião bem definida ajuda manter o foco e torná-la mais fluida.
Nesses objetivos podem ser listados as metas, alinhamento, pautas a serem discutidas, brainstorming e demais desdobramentos que sejam essenciais para a empresa.
Um exemplo prático de uma reunião de trabalho com objetivos alinhados:
Objetivo desta reunião é revisar as métricas da semana passada, abordar os obstáculos e alinhar as metas da próxima semana e as próximas etapas para alcançá-las.
Nessas metas e alinhamentos, elas podem ser divididas como semanal, mensal, trimestral ou anual..
2. Saiba quanto tempo a reunião irá durar
Todo mundo tem muito o que fazer, não é mesmo? Por esse motivo, a importância em definir a duração da reunião de trabalho e quanto tempo você gastará em cada item da agenda é essencial.
Comunicar a duração da reunião para todos também é uma maneira de mantê-la sob controle, pois existem certos itens da agenda que são mais importantes para discutir do que outros. Contudo, ao indicar o tempo alocado para cada objetivo, você está ajudando a orientar a discussão para que não gaste tanto tempo falando coisas desnecessárias.
Além disso, é útil quando as pessoas não podem participar de uma reunião por completo. Com uma agenda compatível com a realidade de cada um, eles poderão entrar e sair na hora certa, em vez de ficar mais tempo do que o necessário.
3. Separe todos os tópicos que serão abordados na reunião
Esta é a essência da sua agenda: quais itens precisam ser abordados?
Você provavelmente tem vários itens para cobrir durante uma reunião, então às vezes faz sentido dividir sua agenda em seções. Isso pode ajudar todos da sua equipe a acompanhar melhor a reunião de trabalho.
Além de tudo isso, todos devem ter a oportunidade de contribuir em cada tópico abordado, assim, fornece mais riqueza e assertividade. Para isso, avise com antecedência os colaboradores que irão participar da reunião, dessa forma, eles terão tempo para trazer todas as informações pertinentes a roda de conversa.
4. Tenha todos os documentos e informações já em mãos
Para evitar atrasar a reunião para encontrar o documento, informações adicionais ou planilhas que você precisa para dar mais contexto, já deixe tudo pronto anexado no computador ou na agenda física com antecedência.
Tendo tudo em mãos facilita na hora de encontrar e fazer com que você não perca nenhum detalhe na reunião de trabalho.
Uma observação importante: esteja atento aos funcionários presentes na reunião de estarem sobrecarregados com informações — o contexto ajuda, mas certifique-se de que esses materiais sejam extremamente relevantes.
5. Aposte em salas de reunião de coworking
Alugar sala de reunião no coworking tem se tornado uma tendência muito forte nos últimos anos. Tanto para profissionais autônomos, empreendedores ou freelancers perceberam que precisavam de uma estrutura melhor para atender parceiros e clientes e efetuar reuniões de trabalho com mais conforto, qualidade e profissionalismo.
Por isso, se tornar adeptos das salas de reunião dos coworkings pode aumentar ainda mais a eficiência das reuniões da sua empresa.
As salas de reunião no coworking são totalmente equipadas para oferecer todo conforto para você e seus funcionários, como também as funcionalidades que todas as reuniões precisam.
Outro benefício de usar salas de reunião de coworking é que estão sempre muito bem localizados nas cidades, fazendo com que não haja confusão na hora de reunir a galera.
Quer saber mais detalhes sobre todas as vantagens que um coworking pode trazer para sua empresa? Pode acessar nosso blog e ficar por dentro de mais conteúdos como este!
